Cara Jitu Mendapatkan Sponsor Kegiatan

Strategi Bekerjasama dengan Sponshor¹

Oleh : Basuki²

Sponsor  menjadi istilah yang cukup dekat dengan penyelenggara kegiatan. Hampir di semua kegiatan  yang membutuhkan pendanaan besar tidak pernah melupakan pihak yang satu ini. Sponsor merupakan perorangan/instansi/perusahaan yang turut serta membantu memperlancar kegiatan dengan bentuk yang bisa dikonversikan dalam bentuk uang. Keberadaaan sponsor menjadi penting mengingat tidak semua kebutuhan kegiatan bisa diupayakan sendiri. Bahkan terkadang sponsor bisa menjadi kekuatan utama dalam pelaksanaan kegiatan.

Untuk mendapat dana tunai dari sponsor mungkin agak sulit bagi kegiatan perdana atau bagi lembaga yang belum dikenal. Positioning sebuah kegiatan menjadi faktor penentu dalam menarik sponsor. Kegiatan yang sudah terkenal, berlangsung lama dan mempunyai reputasi yang bagus memiliki kecenderungan lebih mudah mendapatkan sponsor. Dalam hal ini keandalan bernegosiasi menjadi penting. Cara efektif untuk menyiasati itu salah satunya dengan melakukan barter. Lazimnya, calon sponsor akan lebih respect jika sponsorship dilakukan secara barter promosi.

Saat ini banyak sekali penyelenggara kegiatan masih melihat pencarian sponsor semata-mata sebagai aktivitas penggalangan dana untuk mendukung acara yang dibuat. Padahal kini sponsorship telah berubah menjadi sebuah bentuk kerjasama kemitraan pemasaran antara perusahaan penyelenggara kegiatan dengan perusahaan sponsor. Apabila kita tidak siap menjadi bagian dari jalinan kemitraan upaya pemasaran yang saling menguntungkan, kegiatan sponsorship yang kita bina akan gagal, mungkin saja kita berhasil mendapatkan sponsor, tapi akan gagal mempertahankan hubungan kerjasama untuk jangka panjang.

Saat ini pekerjaan untuk mencari sponsor telah berubah secara drastis. Hal ini dipicu terutama oleh meningkatnya harapan dari para sponsor. Mereka ingin kegiatan sponsorshipnya dapat dijadikan sebagai sarana untuk mencapai berbagai sasaran sekaligus, dengan mengintegrasikan sponsorshipnya ke dalam beragam aktivitas pemasaran lain. Mereka ingin sponsorshipnya benar-benar dapat menghubungkannya dengan pasar sasaran. Dalam jangka panjang, para sponsor tidak tertarik diasosiasikan dengan kegiatan yang disponsorinya. Mereka ingin membangun hubungan dengan pasar sasaran sampai pada tingkat hubungan personal, memperkuat hubungan tersebut dan menciptakan tingkat relevansi yang tidak dapat dicapai oleh media pemasaran seperti televisi, radio atau surat kabar.

Dengan demikian, tugas pencari sponsor telah berubah dari ibarat sebagai pengibar bendera menjadi pipa penyalur, dengan menawarkan beragam manfaat dan peluang yang dapat membantu sponsor mencapai tingkat hubungan tertentu dengan pasar sasarannya. Saat ini para sponsor juga mengharapkan agar kita membantu mereka memahami lebih mendalam mengenai para pengunjung acara yang kita selenggarakan. Mereka bukan sekedar ingin tahu tentang umur dan jenis kelamin para pengunjung, tetapi mereka juga ingin tahu mengapa orang-orang tersebut mau untuk datang ke acara kita, apa yang menjadi daya tarik utamanya. Para sponsor juga ingin dapat memperbaiki atau meningkatkan pengalamannya.

Ini berarti kita sebagai pencari sponsor dituntut bekerja lebih keras lagi. Sponsor dapat dengan mudah pindah ke berbagai kegiatan yang berbeda. Oleh karena itu, penyelanggara kegiatan tidak dapat mengandalkan pendapatan dari sponsor dalam bentuk bantuan dana. Model baru dari sponsorship didasarkan pada kemitraan. Sponsorship yang didasarkan pada kemitraan mampu memberikan beragam jenis hasil yang menyebabkan sponsor manapun sulit untuk meninggalkan kerjasama kemitraan tersebut.

Siapa saja yang berpeluang menjadi sponsor acara kita? Jawabannya adalah semua lembaga/perusahaan yang sedang membutuhkan promosi dan sedang mencari mitra kerjasama dalam mengerjakan program kerja perusahaan. Mari kita lihat peluang sponsor di 3 (tiga) sektor kehidupan:

a. Public sector

1)      Instansi pemerintahan memiliki alokasi anggaran untuk membantu meningkatkan kualitas masyarakat baik dalam hal fisik maupun non fisik. Tingkat kabupaten, propinsi maupun nasional.

2)      Pemerintah memiliki program kerja. Pada beberapa program kerja selalu melibatkan masyarakat sebagai partner

b. Private sector

1)      Penulis yang sedang mempromosikan tulisannya. Mengundang mereka biasanya free akomodasi dan transportasi

2)      Penerbit yang sedang mempromosikan buku terbitan terbarunya

3)      Perusahaan yang sedang promo produk baru

4)      Perusahaan yang sedang membuka kantor cabang baru

5)      Perusahaan memiliki Corporate Sosial Responsibility (CSR) ditujukan untuk kegiatan sosial dan non profit

6)      Bank memiliki dana-dana sosial untuk pemberdayaan masyarakat

7)      Setiap perusahaan selalu memiliki anggaran dana promosi

8)      Perusahaan yang sedang berkembang dan akan melakukan ekspansi pasar

9)      Perusahaan teman satu organisasi

3. Third sector

1)      Lembaga Amil Zakat Infaq Shadaqah. Lembaga sosial non profit memiliki alokasi anggaran berbagai macam bidang garap. Caranya aksesnya dengan menjadi mitra kerja.

2)      Lembaga Sosial memiliki program kerja dan pada beberapa program membutuhkan kerjasama dengan pihak lain

Bentuk-bentuk kerjasama yang bisa dilakukan dengan pihak sponsor adalah sebagai berikut :

1. Bantuan dana berupa uang tunai
2. Barter produk dengan media promosi : radio, koran, majalah, televisi
3. Support pembicara.  Bisa jadi pembicara diambilkan dari lembaga sponsor atau sponsor bertanggung jawab mencarikan pembicara dari lembaga jaringannya sponsor
4. Support  akomodasi (hotel/cathering)
5. Potongan harga misal percetakan, cathering
6. Souvenir misal  kaos, kenang-kenangn
7. Kerjasama program melaluia MoU
8. Diskon produk perusahaan

Saat kita ingin bekerjasama dengan orang lain tentunya harus saling membutuhkan. Seperti yang sudah disampaikan di awal, bahwa pihak sponsor selalu menginginkan manfaat bukan sebaliknya. Oleh karena itu, anda juga perlu tau apa saja yang dipertimbangkan oleh sponsor dan bagaimana caranya agar sponsor tertarik dengan kegiatan yang anda kerjakan. Perlu diperhatikan beberapa hal ini :

1. Siapa yang akan menyelenggarakan kegiatan tersebut. Hal ini sangat penting, karena kredibilitas penyelenggara akan mempengaruhi keputusan pemberi sponsor. Jika penyelenggara sudah pernah membuat suatu kegiatan dan kegiatan tersebut berakhir dengan sukses maka pihak sponsor tidak segan-segan untuk memberikan bantuan, baik berupa produk maupun dana.
2. Jenis Kegiatan. Hal ini berkaitan dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor. Sebagai contoh, kegiatan seminar tentang pengobatan herbal dapat disponsori oleh perusahaan jamu atau minuman herbal. Seminar berkorelasi positif terhadap budaya masyarakat untuk mengkonsumsi produk perusahaan dan perusahaan berkesempatan untuk memberikan produk knowledge. Sedangkan perusahaan properti atau perusahaan mobil mewah mungkin tidak begitu tertarik untuk mendanai kegiatan semacam ini.
3. Peserta dan penonton. Pihak sponsor akan tertarik, jika jumlah perkiraan peserta dan penonton serta target penonton dicantumkan di dalam proposal. Jumlah keduanya akan menjadi target pemasaran bagi para sponsor untuk memperkenalkan atau memasarkan produk mereka.
4. Media yang digunakan sebagai sarana publikasi. Apa yang diingan sponsor, itu yang diberikan. Saat ini pihak sponsor rata-rata menginginkan produknya bisa dikenal oleh masyarakat bukan? Oleh karena itu, sediakan sarananya. Bisa publikasi visual, audio atau audio visual. Media visual bisa berupa spanduk rentang, backdrop, baliho, pamflet, flyer, rontek. Bisa juga dalam bentuk audio seperti radio atau audio visual seperti televisi.

Salah satu perangkat vital dalam bekerja sama dengan sponsor adalah proposal. Proposal memberikan gambaran tentang kegiatan yang akan dilaksanakan. Proposal yang baik adalah yang bisa menjelaskan secara terperinci dan utuh bahkan meski tanpa penjelasan dari penyelenggara kegiatan.

Coba bayangkan diri Anda seorang CEO atau Direktur Pemasaran dari sebuah perusahaan. Dimana Anda duduk di sebuah dalam ruangan khusus Anda. Didepan Anda ada meja kerja yang dilengkapi dengan komputer dan disisi lain ada tumpukan kertas yang bukan lain adalah tumpukan proposal pengajuan kerjasama yang perlu Anda pelajari dan diambil keputusan, mana yang akan ditindaklanjuti. Dalam kondisi ini, kira-kira proposal seperti apa yang akan Anda ambil dari puluhan proposal yang ada ? “proposal yang menarik”, “proposal yang unik”, dan “proposal yang tidak terlalu tebal”.

Proposal sponsor setidaknya bisa memuat konsep 5 W &  1 H : What, Why, When, Where, Who, dan How. Selain itu perlu diperhatikan beberapa materi penting seperti dibawah ini:

1. Tujuan diselenggarakan acara
2. Keterangan mengenai acara
3. Alasan mengapa memerlukan sponsor
4. Media yang akan dipakai untuk mempromosikan acara
5. Schedule dan action plan acara
6. Apa yang bisa diberikan oleh pihak penyelenggara kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan. Berikan contoh-contohnya. Misalnya pencantuman logo di banner, lebih baik dibuatkan contoh design banner dengan logo sponsor yang bersangkutan, atau mungkin anda bisa menyediakan waktu khusus selama beberapa menit untuk mereka mempromokan kegiatan mereka.
7. Lampiran gambar, video atau kliping koran dari kegiatan- kegiatan yang pernah dilakukan.
8. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut, yang mengerti dengan baik tentang detail acara tersebut.

Menyampaikan proposal saja belum cukup untuk membuat calon sponsor tertarik. Karena proposal yang masuk bukan hanya milik kita saja. Selalu ada persaingan untuk mendapatkan kerjasama dengan pihak sponsor. Bisa jadi dalam 1 bulan ada 5-10 proposal yang masuk untuk meminta kerjasama sponsorship. Oleh karena itu perlu cara lain untuk meyakinkan calon sponsor agar bersedia bekerjasama dengan kita.

Setiap orang lebih percaya kepada orang yang sudah dikenal daripada orang yang belum dikenal. Apalagi orang-orang yang memiliki kesan positif. Demikian juga dengan calon sponsor, mereka akan melihat siapa orang yang merekomendaikan. Jadi sebelum menghubungi calon sponsor, cari informasi siapa orang yang dikenal oleh calon sponsor dan bisa bisa memberikan rekomendasi. Dengan demikian setidaknya 50 % keberhasilan sudah di tangan.

Calon sponsor juga perlu diyakinkan dengan tatap muka secara langsung. Caranya adalah dengan presentasi. Cara ini fungsinya untuk meyakinkan kepada calon sponsor bahwa kegiatan kita memang pantas untuk didukung dan kebutuhan promosi produk mereka dapat terpenuhi. Beberapa hal yang harus diperhatikan saat akan presentasi sebagai berikut :

1. Buat janji dengan calon sponsor. Usahakan bisa bertemu langsung dengan pimpinan perusahaan/cabang perusahaan.
2. Kuasai bahan dan bersiaplah untuk menerima penolakan dan kritikan sebelum mendapat sambutan positif. Apapun kegiatan yang anda selenggarakan, yakinkan itu adalah kegiatan yang terbaik.
3. Datang tepat waktu dan lakukan komunikasi informal dengan penerima tamu. Sampaikan identitas organisasi dan berikan kartu nama.
4. Berlatih sebelum waktu presentasi
5. Berpakaian yang rapi dan pantas
6. Sediakan satu kopi proposal untuk pihak sponsor
7. Singkat, menarik dan padat, presentasi tidak perlu terlalu detil, karena detil acara sudah ada didalam proposal. Pada waktu persentasi sebaiknya lebih ditekankan pada personal approach dan lebih menerangkan hal-hal yang menitikberatkan pada kepentingan pihak sponsor daripada pihak penyelenggara kegiatan.
8. Tinggalkan nomor telepon yang mudah dihubungi oleh pihak sponsor (kalo bisa kartu nama).
9. Tanyakan kapan bisa di-follow up. Setelah itu follow up via telephon.

Setelah kesepakan kerjasama tercapai, tepati janji pada pihak sponsor pada waktu penyelenggaraan kegiatan. Berikan yang terbaik kepada pihak sponsor sehingga tidak ada yang merasa dikecewakan. Ini karena akan berkaitan dengan image lembaga penyelenggara. Sebisa mungkin undanglah mereka untuk datang ke acara kita, biasanya hal tersebut akan membuat kita lebih baik di mata mereka.

Berikan laporan setelah kegiatan dan cantumkan semua bukti-bukti kegiatan dan pelaksanaan janji kepada sponsor dan jangan lupa untuk menyertakan bukti seperti foto dari logo mereka di banner, spanduk, dsb. Hal terakhir ini sangat penting, karena kebanyakn kita, habis manis sepah dibuang. Tidak memberikan laporan setelah mendapat dana atau barang. Sekali lagi jangan lakukan hal itu!! Berilah Laporan kegiatan dan sebaiknya anda beraudiensi dengan pihak sponsor tentang jalannya kegiatan tersebut. Ucapkan terimakasih kepada mereka, minta waktu luang untuk sekedar berkunjung. Buatlah kesan positif kepada sponsor, dan jangan berfikir kerjasama hanya dilakukan saat itu saja.  Sampaikan program – program lain yang memungkinkan untuk dikerjasamakan dengan pihak sponsor. Dengan demikian maka anda sudah mendapatkan mitra kerjasama jangka panjang.

Keterangan :

¹ Makalah ini ditulis untuk materi dalam acara Pelatihan Public Relation pada tanggal 26 Juli 2010 di gedung Ki Hajar Dewantoro FISE UNY

² Penulis adalah Marketing PT. ISES Consulting Indonesia, Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang konsultan managemen UKM dan  LKM serta penjualan software keuangan